La différence entre l’état des lieux numérique et l’état des lieux sur papier réside avant tout dans le support. Si l’un est établi en format papier, l’autre l’est au format informatique PDF ou Word. Outre ces différences de format, leur processus de réalisation diffère également.
Est-ce légal de faire un état des lieux dématérialisé ?
A l’heure où de nombreux bailleurs utilisent une tablette pour établir l’état des lieux de leur logement, on peut se demander si l’état des lieux dématérialisé est réellement légal. On y répond affirmativement : l’état des lieux numérique possède une reconnaissance juridique.
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 confirme la possibilité d’établir ce document en version numérique :
“L’état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature”.
D’ailleurs, cette pratique a été adoptée dans le domaine de la gestion locative et du secteur immobilier depuis déjà plusieurs années.
Depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, l’intérêt et la valeur juridique du document signé électroniquement sont les mêmes que celui signé sur papier. D’ailleurs, la version numérique possède plus d’avantages, car elle permet de diminuer la marge d’erreur, est infalsifiable et sécurise donc les processus de gestion locative.
Si vous optez pour la signature électronique, il faut que l’état des lieux sur support dématérialisé soit remis au locataire par voie numérique (par email) après sa signature, ett avant la sortie du locataire du logement. Dans le cas contraire, le logement sera considéré comme remis en “bon état”, l’état des lieux sera caduc.
Le locataire peut-il refuser d’utiliser la signature électronique ?
Il est tout à fait possible que le locataire refuse de signer électroniquement l’état des lieux, parce qu’il n’a pas confiance au processus. Cependant soyez assuré qu’après signature, le document est verrouillé informatiquement, ce qui rend les modifications impossibles.
Une alternative est d’éditer l’état des lieux en numérique, d’en imprimer plusieurs exemplaires pour chaque partie et de les faire signer sur papier.